e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Tasarımı: Özel XSLT Şablonu Nedir, Nasıl Hazırlanır? (2026 Rehberi)

Web sitenizi, kartvizitinizi ve logonuzu titizlikle tasarlattınız. Peki müşterinize her ay giden, belki de markanızla en sık temas ettiği belge olan faturanız nasıl görünüyor? Çoğu firmada cevap aynı: entegratörün varsayılan, gri, herkesinkiyle aynı şablonu. Bu rehberde e-Fatura ve e-Arşiv fatura tasarımının nasıl çalıştığını, özel bir XSLT şablonuyla neleri değiştirebileceğinizi ve hangi kurallara dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

e-Faturanın Görünümünü Ne Belirler?

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği UBL-TR standardında birer XML dosyasıdır. XML; fatura numarası, tarih, taraflar, kalemler, vergiler ve toplamlar gibi verileri taşır ama "görünüm" bilgisi içermez. Bir insanın okuyabileceği sayfaya dönüşmesi için bir dönüştürme şablonuna ihtiyaç vardır: XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations).

XSLT dosyası, faturanın XML'inin içine base64 olarak kodlanmış ek belge şeklinde gömülür. Faturayı açan her sistem (GİB portalı, entegratör paneli, alıcının muhasebe yazılımı veya PDF çıktısı) bu şablonu kullanarak XML'i HTML'e çevirir. Yani faturanızın logosunu, renklerini, tablo düzenini ve hangi ek bilgilerin görüneceğini belirleyen tek dosya bu XSLT'dir.

Kısacası: Fatura verisi XML'dedir, faturanın yüzü XSLT'dir. Özel e-fatura tasarımı, veriye dokunmadan sadece bu yüzü değiştirmektir.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye: Hangisi İçin Şablon Gerekir?

Çoğu entegratör panelinde bu belge tipleri için şablonlar ayrı ayrı tanımlanır. Tutarlı bir kurumsal görünüm için üçünün de aynı tasarım dilinde hazırlanması gerekir; aksi halde müşteriniz e-Fatura'da markalı, e-Arşiv'de varsayılan bir belge görür.

Neden Özel e-Fatura Tasarımı?

• Kurumsal kimlik bütünlüğü: Fatura, müşterinizin markanızla en düzenli temas ettiği belgedir. Logonuz, renkleriniz ve tipografinizle hazırlanan bir fatura, web siteniz ve kartvizitinizle aynı profesyonel izlenimi verir.
• Daha hızlı tahsilat: Banka hesaplarınızın (TL, USD, EUR IBAN'ları) faturanın üzerinde net bir blokta yer alması, "hangi hesaba ödeyeyim?" sorusunu ortadan kaldırır.
• Firmaya özel ek alanlar: Sipariş numarası, proje kodu, sözleşme referansı, plaka, teslim adresi veya iade koşulları gibi bilgileri standart şablonda göstermek çoğu zaman mümkün değildir.
• İhracat ve yabancı müşteriler: Türkçe/İngilizce çift dilli başlıklar, döviz cinsinden tutarlar ve kur bilgisi, yurt dışındaki müşterinizin faturayı anlamasını kolaylaştırır.
• Okunabilirlik: Çok kalemli faturalarda iyi kurgulanmış bir tablo düzeni, muhasebe ekibinizin ve müşterinizin hata yapma ihtimalini azaltır.

Özel Şablonda Neler Değiştirilebilir?

• Logo, kurumsal renkler ve yazı tipi tercihleri
• Başlık bölümünün ve satıcı/alıcı bilgilerinin yerleşimi
• Kalem tablosunun sütunları ve sıralaması (iskonto, KDV oranı, birim gibi)
• Banka/IBAN bilgileri, ödeme koşulları ve açıklama/not alanları
• Sipariş no, irsaliye no, proje kodu gibi XML'de yer alan ek bilgilerin gösterimi
• Çift dilli etiketler ve döviz/kur bilgisi
• Karekod ve alt bilgi (adres, web sitesi, sosyal medya)

Önemli bir not: XSLT yalnızca XML'de var olan veriyi gösterebilir. Örneğin faturada proje kodu görmek istiyorsanız, bu bilginin faturayı kesen yazılım (ERP, ön muhasebe, entegratör paneli) tarafından XML'e yazılması gerekir. Tasarıma başlamadan önce bu yüzden mutlaka gerçek bir fatura XML'i üzerinden çalışılır.

Neyi Değiştiremezsiniz? Yasal Sınırlar

XSLT faturanın yasal içeriğini değiştirmez, ama kötü bir şablon zorunlu bilgileri görünmez hale getirebilir. Vergi Usul Kanunu'na göre faturada bulunması gereken bilgiler (düzenleme tarihi, seri-sıra numarası, satıcı ve alıcının adı/unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası, malın veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı gibi) tasarımda mutlaka korunmalıdır. Bunlara ek olarak:

• Faturanın ETTN (evrensel tekil tanımlama numarası), fatura tipi ve senaryosu görünür olmalıdır.
• e-Arşiv faturalarda belgenin e-Arşiv fatura olduğu anlaşılmalı; internet üzerinden yapılan satışlarda mevzuatın istediği ek bilgiler (web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim bilgileri gibi) yer almalıdır.
• Vergi, tevkifat ve istisna bilgileri tutarlarla birlikte açıkça okunabilmelidir.

Mevzuat zaman içinde değişebildiği için şablonu canlıya almadan önce mali müşavirinizle kontrol etmenizi öneririz.

Teknik Kurallar: İyi Bir XSLT Şablonunun Özellikleri

1. XSLT 1.0 kullanın: e-Fatura görüntüleyicilerinin büyük çoğunluğu XSLT 1.0 destekler. 2.0/3.0 fonksiyonları birçok sistemde hata verir.
2. Harici kaynak çağırmayın: Fatura farklı sistemlerde ve çevrimdışı açılabilir. Logo, yazı tipi veya CSS dosyası dışarıdan yüklenmemeli; logo base64 olarak gömülmeli, stiller şablonun içinde yazılmalıdır.
3. Script kullanmayın: JavaScript içeren şablonlar güvenlik nedeniyle birçok entegratör ve görüntüleyici tarafından reddedilir veya çalıştırılmaz.
4. Dosyayı küçük tutun: XSLT her faturanın içine gömülür; büyük bir logo, binlerce faturada gereksiz boyut demektir. Logoyu küçültüp optimize edin.
5. Uç durumları test edin: 1 kalemli ve 60 kalemli fatura, uzun ürün adları, döviz, iskonto, tevkifat, istisna ve çok sayfaya taşan faturalar ayrı ayrı denenmelidir.
6. Para formatını doğru verin: Türkçe biçim için xsl:decimal-format ile ondalık ayırıcıyı virgül, binlik ayırıcıyı nokta olarak tanımlayın.
7. Yazdırmayı unutmayın: Fatura sık sık A4'e basılır veya PDF'e çevrilir. Yazdırma için sayfa kenar boşlukları ve sayfa bölünmeleri kontrol edilmelidir.

Basit Bir e-Fatura XSLT Örneği

Aşağıdaki örnek, bir XSLT şablonunun temel yapısını gösterir: UBL-TR isim alanları tanımlanır, fatura numarası okunur ve fatura kalemleri döngüyle listelenir. Gerçek bir şablon bunun çok daha kapsamlı halidir.

<xsl:stylesheet version="1.0"
  xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform"
  xmlns:n1="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
  xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
  xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">

  <xsl:decimal-format name="tr" decimal-separator="," grouping-separator="."/>

  <xsl:template match="/">
    <html>
      <body style="font-family:Arial,sans-serif">
        <h1 style="color:#6A65A8">FATURA</h1>
        <p>Fatura No: <xsl:value-of select="n1:Invoice/cbc:ID"/></p>
        <xsl:for-each select="n1:Invoice/cac:InvoiceLine">
          <p>
            <xsl:value-of select="cac:Item/cbc:Name"/> —
            <xsl:value-of select="format-number(cbc:LineExtensionAmount, '#.##0,00', 'tr')"/>
          </p>
        </xsl:for-each>
      </body>
    </html>
  </xsl:template>
</xsl:stylesheet>

Adım Adım: Özel e-Fatura Şablonu Nasıl Hazırlanır?

1. Gerçek bir fatura XML'i alın: Entegratör panelinizden, sık kestiğiniz türde bir faturanın XML dosyasını indirin. Hangi verilerin mevcut olduğunu buradan görürsünüz.
2. İhtiyaç listesini çıkarın: Hangi ek alanlar görünmeli, kaç IBAN olacak, çift dil gerekiyor mu, hangi belge tipleri (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye) kapsanacak?
3. Tasarımı yapın: Kurumsal kimliğinize uygun düzen önce görsel olarak hazırlanır ve onaylanır.
4. XSLT'ye dönüştürün: Onaylanan tasarım, yukarıdaki teknik kurallara uygun bir XSLT 1.0 şablonuna kodlanır.
5. Test edin: Şablon farklı fatura senaryolarıyla GİB görüntüleyicisinde ve entegratörünüzün PDF çıktısında denenir.
6. Entegratöre yükleyin: Entegratör panelinizdeki şablon/tasarım ayarları bölümünden XSLT dosyası yüklenir ve varsayılan şablon olarak seçilir. Menü isimleri entegratöre göre değişir.
7. İlk faturayı kontrol edin: Canlı ilk faturayı kesip hem kendi panelinizde hem alıcı tarafında nasıl göründüğünü doğrulayın.

Sık Yapılan Hatalar

• Logoyu harici bir URL'den çağırmak; logo bazı sistemlerde hiç görünmez.
• Sadece 3-4 kalemli örnekle test etmek; çok kalemli faturada tablo taşar veya sayfa bölünmesi bozulur.
• e-Fatura şablonunu güncelleyip e-Arşiv'i unutmak; bireysel müşteriler hâlâ eski görünümü alır.
• Tasarım uğruna zorunlu alanları küçültmek veya gizlemek.
• XML'de olmayan bir bilgiyi (örneğin proje kodu) şablonda göstermeye çalışmak; önce faturayı kesen yazılımın bu veriyi XML'e yazması gerekir.

e-Fatura Tasarımı Fiyatı Neye Göre Değişir?

Fiyatı belirleyen başlıca etkenler; kapsanacak belge tipi sayısı (yalnızca e-Arşiv mi, yoksa e-Fatura ve e-İrsaliye de mi), mevcut şablonun uyarlanması mı yoksa sıfırdan tasarım mı yapılacağı, ek alan sayısı, çift dil ihtiyacı ve şablonun kurumsal kimlik çalışmasıyla birlikte mi hazırlanacağıdır. Logo ve kurumsal kimlik tasarımıyla aynı pakette yapıldığında, renk, tipografi ve düzen kararları zaten verilmiş olduğu için süreç hem daha hızlı hem daha tutarlı ilerler.

Faturanız da Kurumsal Kimliğinizin Parçası

Kurumsal kimlik çalışmaları genellikle logo, kartvizit, antetli kağıt ve sosyal medya şablonlarıyla biter. Oysa e-Dönüşüm'le birlikte müşterinin elindeki en resmi belge artık bir XML ve onun XSLT görünümü. Bu yüzden logo ve kurumsal kimlik paketimize e-Fatura şablon tasarımını da ekledik: renk paletinizden tipografinize kadar her karar faturanıza da aynı şekilde yansır.

Sık Sorulan Sorular

e-Fatura tasarımı nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv faturanın ekranda ve PDF'te nasıl görüneceğini belirleyen XSLT dosyasının logo, kurumsal renkler, ek alanlar ve düzen açısından firmaya özel hazırlanmasıdır.

XSLT değiştirmek faturanın yasal geçerliliğini etkiler mi?

Hayır. XSLT yalnızca görüntüyü belirler; veri XML'de olduğu gibi kalır. Ancak zorunlu bilgilerin görünür kalması gerekir.

e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı XSLT şablonu gerekir mi?

Çoğu entegratörde evet; belge tipleri panelde ayrı şablon olarak tanımlanır. Hepsini aynı tasarım dilinde hazırlamak en sağlıklısıdır.

e-Fatura XSLT şablonuna logo nasıl eklenir?

Logo base64 olarak kodlanıp doğrudan şablonun içine gömülür; harici bir adresten çağrılmaz.

Özel e-fatura şablonunu kendim hazırlayabilir miyim?

XSLT 1.0 ve UBL-TR yapısını biliyorsanız evet; ancak tüm fatura senaryolarında düzgün çalışan, test edilmiş bir şablon deneyim ister.

e-Fatura tasarımı ne kadar sürer?

Uyarlama 2-3 iş günü, sıfırdan tasarlanan tam şablon seti 5-7 iş günü sürer.

Sonuç

e-Fatura ve e-Arşiv faturanızın görünümü, tek bir XSLT dosyasıyla tamamen markanıza uygun hale getirilebilir; üstelik faturanın yasal içeriğine hiç dokunmadan. Doğru hazırlanmış bir şablon hem kurumsal imajınızı güçlendirir hem de ödeme ve muhasebe süreçlerinde karışıklığı azaltır. Örnek tasarımları ve paketleri görmek için e-Fatura tasarım hizmeti sayfamızı inceleyin. Fatura kesim sürecinizi de otomatikleştirmek isterseniz n8n ile e-fatura otomasyonu rehberimize göz atabilirsiniz. Mevcut faturanızın bir örneğiyle ücretsiz danışma talebi oluşturun; size uygun kapsamı birlikte netleştirelim.